Als manager of bedrijfseigenaar is het waarschijnlijk niet je favoriete taak: de werkroosters maken. Het neemt vaak veel tijd in beslag en meestal gebeurt er iets onverwachts, waardoor de planning weer overhoop ligt. In de bouw geldt dit al helemaal. Klanten wachten met smart op de opleverdatum, wat een strakke planning nog belangrijker maakt.
Hoe doe je dat, een planning maken die goed aansluit op deadlines, maar tegelijkertijd nog ruimte overlaat voor onvoorziene zaken zoals slecht weer, ziek personeel, of materieel wat te laat geleverd wordt? Met planningssoftware.
Plannen op de traditionele manier
In veel bedrijven in de bouw wordt de planning nog op een hele traditionele manier gedaan. Voor het plannen van de roosters van werknemers gebruikt men daar Excel spreadsheets. In sommige gevallen wordt er zelfs nog gebruik gemaakt van planningen op papier of plaknotities.
In principe kan dit prima werken. Zeker als jouw bouwbedrijf al jarenlang op deze manier werkt, dan zal deze manier van werken wellicht de voorkeur hebben. Overstappen naar een nieuw systeem is natuurlijk niet altijd even makkelijk, omdat de overgang vaak zorgt voor verwarring en fouten.
Het feit is wel dat traditionele planningen de nodige beperkingen met zich meebrengen. Factureren op basis van papieren gegevens, bijvoorbeeld, is nu eenmaal behoorlijk omslachtig en tijdrovend. Je bent lang bezig met overtypen en er kan makkelijk een tikfout insluipen. Het wordt helemaal problematisch als er veel verschillende projecten tegelijk lopen. Het is dan makkelijk om het overzicht te verliezen. Grote kans dat je regelmatig tien minuten op zoek bent naar “dat ene papiertje”. Dat moet toch handiger kunnen?
Planningssoftware
Het kan ook makkelijker, namelijk met planningssoftware. Bouwbedrijven die eenmaal de overstap maken van ouderwetse papieren planningen naar moderne digitale planningen maken, willen nooit meer terug. De switch is zo gemaakt en brengt onwijs veel voordelen met zich mee.
Zo is een planning gemaakt met planningssoftware altijd en overal bereikbaar. Hij wordt opgeslagen in de cloud, dus je haalt hem binnen een paar seconden tevoorschijn op het scherm van je computer, telefoon of tablet. Nooit meer zoeken in stapels papieren op een rommelig bureau dus.
Bovendien hoef je als planner amper nog zelf na te denken over hoe je de dagen weer eens in elkaar gaat passen, rekening houdend met wat er gedaan moet worden en wie er beschikbaar is. De software zoekt dit voor je uit, foutloos. Zo ga je van urenlang puzzelen, naar klik en klaar.
Gaat er iets mis? Wordt een werknemer ziek bijvoorbeeld, of is er een andere reden waarom hij of zij niet beschikbaar is op een bepaalde dag of tijd? Normaal zou dat de hele planning omver kunnen schoppen. Dan kun je als planner weer opnieuw aan de slag. Of er ontstaat een gat in de planning, waardoor er werkzaamheden blijven liggen en projecten vertraging oplopen. Met planningssoftware is dat verleden tijd. Werknemers geven namelijk zelf hun beschikbaarheid door via een app en kunnen onderling diensten met elkaar ruilen. Natuurlijk wel met goedkeuring van de manager.
Nog een voordeel van planningssoftware is het inzicht in de gewerkte uren die het oplevert. Zeker als je de software koppelt met een digitale prikklok, dan zie je precies hoeveel iemand uren echt gewerkt heeft. Dat maakt het uitbetalen van werknemers ook direct een stuk minder tijdrovend.
Koppelingen met andere software
Als ondernemer in de bouw heb je het druk genoeg, dus je wilt natuurlijk zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan de administratie. Nog een manier waarop planningssoftware tijd bespaart, is door de koppelingen die mogelijk zijn met andere software.
Zo kun je de software koppelen aan een boekhoudpakket als Exact of AFAS. Heb je een project opgeleverd, dan kun dankzij deze koppeling razendsnel de factuur de deur uit sturen. Zo beschik je eerder over je geld en kun je sneller door met een volgend project. Zeker bouwbedrijven met een volle agenda profiteren hiervan, want je wilt niet dat je administratie een bottleneck vormt voor het aannemen van nieuwe klussen.
Alleen handig in de bouw?
In de bouw levert software voor het maken van de personeelsplanning dus veel voordelen op. Maar ook in veel andere sectoren wordt steeds meer gebruik gemaakt van dit soort software. Managers die minder tijd kwijt zijn aan de administratie, minder vertragingen door gaten in de planning en verbeterde cashflow door snellere facturatie, dat zien ze in heel veel branches wel zitten. Naast de bouw wordt planningssoftware daarom ook steeds populairder in de retail en horeca.
Implementeren
Natuurlijk zijn al die voordelen prachtig, maar het feit blijft dat voor sommige ondernemers overgaan naar een nieuw systeem een hele opgave lijkt. Om de drempel wat te verlagen, is het bij Werktijden, een van de bekendste aanbieders van planningssoftware, mogelijk om de software gratis en vrijblijvend uit te proberen. Klik hier voor een personeelsplanning voor de bouw en probeer het eens uit. Zo kan ook jij het maximale uit je planning en je bedrijf halen.
Discussie zien we graag op Aannemervak, maar wel met respect voor elkaar. Wij vragen daarom om onder volledige naam te reageren. Lees onze andere regels voor discussie hier. Met het plaatsen van een reactie verklaart u zich akkoord met deze regels.