De fiscale verwerking van vergoedingen en verstrekkingen wijzigt met de verplichte invoering van de werkkostenregeling per 1 januari 2015 compleet. Wie tijdig begint met de voorbereidingen, houdt de vinger aan pols.
Wanneer u kosten van werknemers vergoedt of hen zaken verstrekt in het kader van de dienstbetrekking, kunt u dat in bepaalde gevallen doen zonder dat hierover loonbelasting is verschuldigd. Sinds 1 januari 2011 gelden hiervoor specifieke regels, opgenomen in de werkkostenregeling. Tot 1 januari 2015 bent u vrij om voor de oude regeling van vergoedingen en verstrekkingen te kiezen. Vanaf die datum moet de werkkostenregeling door alle werkgevers verplicht worden toegepast.
In een notendop
Op grond van de werkkostenregeling mag u in principe alleen kosten onbelast vergoeden en onbelaste verstrekkingen doen als het totaalbedrag hiervan binnen de vrije ruimte van 1,5 procent (2014) van de totale fiscale loonsom blijft. Bedraagt het totaalbedrag aan vergoedingen en verstrekkingen meer dan de vrije ruimte, dan bent u als werkgever over het meerdere een eindheffing verschuldigd tegen een tarief van 80 procent (2014).
Daarnaast geldt voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen een vrijstelling. Wanneer u een dergelijke vergoedingen of verstrekking geeft, gaat dit niet ten koste van de vrije ruimte. Een voorbeeld hiervan is de vergoeding van woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal 0,19 euro per km (2014).
Voor een aantal voorzieningen die u op de werkplek ter beschikking stelt, geldt een nihilwaardering. Ook de terbeschikkingstelling van deze voorzieningen gaat niet ten koste van de vrije ruimte. Een nihilwaardering geldt bijvoorbeeld voor gereedschap dat u ter beschikking stelt aan uw personeel. Mits dit gereedschap op de werkplek wordt gebruikt en het na werktijd daar of in een door de werkgever ter beschikking gestelde (bestel)auto wordt achtergelaten.
Een goed begin
De invoering van de werkkostenregeling kan gevolgen hebben voor uw loonkosten en de inrichting van uw financiële administratie. Het kan ook aanleiding zijn om kritisch te kijken naar de huidige arbeidsvoorwaarden van uw personeel. Stel daarom tijdig een plan van aanpak op, zodat u voorbereid bent op de verplichte toepassing van de werkkostenregeling. Enkele aandachtspunten:
– Maak duidelijke afspraken over wie er binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor de implementatie en uitvoering van de werkkostenregeling.
– Inventariseer welke vergoedingen en verstrekkingen u nu verstrekt aan uw personeel.
– Analyseer welke financiële gevolgen het huidige vergoedingen- en verstrekkingenbeleid heeft onder de werkkostenregeling en hoe u dit beleid fiscaal kunt optimaliseren.
– Bepaal of en welke aanpassingen aan uw financiële administratie noodzakelijk zijn, zodat u gedurende het jaar kunt controleren of de vrije ruimte is opgebruikt en u 80 procent eindheffing moet betalen.
Tip
Inventariseer welke gevolgen de verplichte toepassing van de werkkostenregeling per 1 januari 2015 heeft op uw loonkosten, administratie en vergoedingen- en verstrekkingenbeleid. Stel tijdig een plan van aanpak op ter voorbereiding.
Dit artikel verscheen in juni 2014 in het blad Aannemer. Klik hier voor een (proef)abonnement.
Discussie zien we graag op Aannemervak, maar wel met respect voor elkaar. Wij vragen daarom om onder volledige naam te reageren. Lees onze andere regels voor discussie hier. Met het plaatsen van een reactie verklaart u zich akkoord met deze regels.