Wat te doen als een werknemer niet goed functioneert?

Iedere werkgever kent het fenomeen: een werknemer die ingehaald wordt door voortschrijdende automatisering, een werknemer die de motivatie kwijt is omdat goede collega’s vertrokken zijn of de werknemer die er ‘gewoon’ met de pet naar gooit. De redenen zijn oneindig, maar het effect is eenduidig: de werknemer disfunctioneert, zoals dat in vakjargon heet.

Als werkgever probeer je in zo’n geval eerst weer iemand aan de gang te krijgen. Maar als dat niet lukt komt een afscheid in zicht. Soms is het mogelijk om dat afscheid in onderling overleg te regelen, maar lang niet altijd. Als het niet lukt zal je de kantonrechter moeten vragen er een einde aan te maken. Maar hoe zorg je er nou voor dat je de kantonrechter aan je zijde krijgt? Het antwoord luidt: verbetertraject, verbetertraject en nog eens verbetertraject!

Wat is een verbetertraject?

Een verbetertraject is de periode die een werkgever uittrekt om een werknemer die onvoldoende of niet functioneert op basis van een door de werkgever en werknemer samen opgesteld plan (een verbeterplan) in staat te stellen zijn of haar functioneren te verbeteren. De gedachte is dat als er voldoende verbetering optreedt partijen samen door kunnen, maar als dat niet het geval is de werkgever afscheid kan nemen van de werknemer.

Wat is het belang van een verbetertraject?

Zonder een goed verbetertraject – ook al kan de werkgever in zijn optiek mogelijk op een andere manier duidelijk maken dat er sprake is van disfunctioneren – kan een werknemer feitelijk niet ontslagen worden. De kantonrechter zal in de praktijk namelijk het verzoek om een einde te maken aan de overeenkomst, zonder dat een verbetertraject is gevolgd, niet toewijzen. Een adequaat verbetertraject is, zeg maar, het noodzakelijke toegangsbewijs voor een beëindigingsprocedure bij de kantonrechter.

Hoe ziet een verbetertraject er precies uit?

In de wet staat niet beschreven hoe een goed verbetertraject eruit moet zien, maar uit de vele uitspraken van rechters op dit punt kun je zeggen dat een goed verbetertraject voldoet aan de volgende kenmerken:

• Het verbeterplan moet schriftelijk worden vastgelegd en dat geldt ook voor noodzakelijke tussentijdse evaluaties.
• In het verbeterplan moet concreet beschreven staan welke punten er moeten verbeteren en deze verbeterpunten moeten zo objectief mogelijk meetbaar zijn. Als er sprake is van hele algemene of vage kritiekpunten, dan zal een rechter het verbetertraject als onvoldoende beoordelen en is de kans groot dat een ontslagaanvraag afgewezen wordt.
• De verbeterpunten moeten voor de werknemer ook realistisch en haalbaar zijn. Het is uiteraard de bedoeling dat je als werknemer een serieuze kans krijgt om zich te verbeteren. Als dit niet het geval is, kun je niet wegens disfunctioneren ontslagen worden.
• De werkgever hoort de werknemer actief te ondersteunen bij de uitvoering van het verbeterplan. Wat deze ondersteuning inhoudt verschilt per geval en kan bestaan uit ‘training on the job’ maar ook uit het aanbieden van een training of een cursus. Ook het inschakelen van een coach of mentor is niet ongebruikelijk.
• Het verbeterplan wordt een aantal keren tussentijds geëvalueerd. Er wordt dan besproken wat er goed of (nog) niet goed ging in de afgelopen periode. Ook kan tijdens een evaluatiegesprek vooruitgekeken worden. Het is de bedoeling dat elk evaluatiegesprek schriftelijk wordt vastgelegd.

Is de werknemer verplicht om mee te werken aan een verbetertraject?

In het algemeen wel. Een werkgever heeft nou eenmaal het recht om medewerkers te beoordelen en om aanwijzingen te geven hoe het werk beter kan worden uitgevoerd. Maar er moet natuurlijk wel een reële aanleiding zijn om een formeel verbetertraject op te starten. Meestal gaan er een of meerdere kritische beoordelingsgesprekken vooraf aan de start van een verbetertraject.

Als een werknemer weigert aan een verbetertraject mee te werken kan een werkgever eventueel eenzijdig een plan maken. Dit heeft niet de voorkeur. Een eenzijdig plan zal door een kantonrechter in elk geval met meer dan gewone aandacht bekeken worden.

Hoelang duurt een verbetertraject?

Hier is geen exact antwoord op te geven. De meeste verbeterplannen kennen een duur van drie tot zes maanden. Het gaat erom dat de periode in elk geval lang genoeg is om de werknemer in de gelegenheid te stellen om zich daadwerkelijk te verbeteren.

Bij de duur van het verbetertraject spelen de volgende factoren een rol:

• De inhoud en het niveau van de functie.
• Het opleidingsniveau van de werknemer.
• De aard en de mate van ongeschiktheid.
• De duur van het dienstverband.
• Eerdere inspanningen die zijn ondernomen om het functioneren te verbeteren.
• De mate waarin de werknemer openstaat voor kritiek en bereid is om zich in te zetten tijdens het verbetertraject.

Verbetertraject en ziekte

Het is natuurlijk mogelijk dat de werknemer tijdens de duur van een verbetertraject ziek wordt. Het ligt dan voor de hand dat het verbetertraject opgeschort wordt totdat de werknemer weer hersteld is.

Datzelfde geldt voor de situatie dat de werknemer ziek wordt voordat er een concreet verbeterplan is overeengekomen. Er zal dan formeel eerst een herstel en re-integratie traject moeten plaatsvinden voordat het verbetertraject van start kan gaan. In de praktijk worden beide trajecten – als de bedrijfsarts dat akkoord vindt – soms gecombineerd.

Jaap Broekman is sinds 1992 als advocaat verbonden aan Van Iersel Luchtman Advocaten. Hij is lid van de secties Ondernemingsrecht & Contracteren en Arbeidsrecht & Medezeggenschap.