Onderzoeksbureau Hoffmann zag in de eerste helft van dit jaar een toename van 11% in het aantal onderzoeksaanvragen van werkgevers met betrekking tot verzuimfraude onder personeel. Dit terwijl de verzuimcijfers juist dalen. Ron Nieuwendijk, consultant Fraude & Integriteit, snapt de trend, maar adviseert werkgevers terughoudend te zijn met de inzet van een zwaar middel als het laten onderzoeken van ‘zieke’ werknemers. “Schiet niet met een kanon op een mug.”
‘Is Piet wel echt ziek?’ Die vraag zal menig werkgever zichzelf stellen in het geval van verzuim, waarbij verdenkingen zijn van verzuimfraude. Het is een lastig dilemma. Een van de collega’s zag iemand die leek op Piet met vier kratten bier uit de Aldi komen. Een andere zag Piet rondrijden in zijn bestelbus. En waarom neemt Piet zijn telefoon niet op?
Is Piet de kluit aan het belazeren? De geruchtenmachine gonst. “Raar verhaal, hier klopt iets niet”, denkt de werkgever. Samen met het team werkt hij zich al wekenlang in het zweet vanwege de absentie van Piet. De medewerkers eisen opheldering. Er wordt voorgesteld een bedrijfsrechercheur in te schakelen.
Verzuimfraude (en het vermoeden daarvan) kan de sfeer in kleine bedrijven flink verpesten. Iedereen kent elkaar. Collega’s die elkaar wel of niet kunnen vertrouwen, dat is voer voor speculatie. Als een van de collega’s afwezig is, moeten de andere leden van het (kleine) team een stap harder lopen. Dat stapje extra is vervelend genoeg en kan, zeker bij verdenking van fraude, net dat zetje geven om uit te zoeken hoe het werkelijk zit. Zonder risico is dat niet.
Arbeidsverhoudingen verpest
Ron Nieuwendijk, consultant Fraude & Integriteit bij Hoffmann, noemt een particulier onderzoeksbureau inschakelen “een zwaar middel” dat altijd consequenties heeft.
Nieuwendijk: “Realiseer je dat wij gegevens verzamelen en inbreuk doen op iemands privacy. Als vermoedens door ons onderzoek worden bevestigd, volgt misschien ontslag van de frauderende werknemer. Komt er niks uit ons onderzoek, dan zijn de arbeidsverhoudingen verpest, want volgens de AVG moeten wij de medewerker achteraf wel inlichten over wat we hebben gedaan. Beide uitkomsten hebben consequenties. Schiet niet met een kanon op een mug, zeggen wij. Denk goed na voordat je een onderzoek start.”
Nieuwendijk is al 27 jaar werkzaam bij Hoffmann, marktleider in onderzoeken naar fraude, integriteit en securityvraagstukken op de werkvloer. In die lange periode zag hij honderden kleine bedrijven van binnenuit. Hij zag de opkomst van internetfraude, het gerommel met valse facturen, het lekken en stelen van vertrouwelijk bedrijfsinformatie, etc. De laatste twee jaar zag hij vooral een “spectaculaire toename” van grensoverschrijdend gedrag. “Na The Voice ging het los.”
Beperkt door AVG
In de bouw- en installatiebranche draait fraude van oudsher vooral om diefstal van gereedschap en klussen buiten werktijd (met materiaal van de baas). Ook verzuimfraude komt veel voor. Dit jaar heeft Hoffmann 80 onderzoeksaanvragen gekregen, met name in de zorg, consultancy, maakindustrie en bouw. Van alle aanvragen werd slechts 66 procent gehonoreerd. Een op de drie aanvragen kon niet worden uitgevoerd omdat er te weinig aanleiding was om een onderzoek te starten. Werkgevers hadden geen concrete aanwijzingen, maar lieten zich leiden door onderbuikgevoelens. Het aantal afgewezen onderzoeksaanvragen steeg bij Hoffmann met 143 procent ten opzichte van 2022.
Nieuwendijk snapt het grote aantal onderzoeksaanvragen op basis van vermoedens van verzuimfraude wel. Ziekte kost nu eenmaal geld. En werkgevers willen bij twijfel weten wat er aan de hand is. Nieuwendijk benadrukt dat de werkgever in een lastig parket zit. “Werkgevers worden beperkt door de AVG. Van de bedrijfsarts krijgen ze bijvoorbeeld het advies om geen contact op te nemen met de medewerker vanwege de aard van de ziekte, bijvoorbeeld een burn-out. Als ze toch contact opnemen, mogen ze alleen vragen naar beschikbaarheid. Ze gaan twijfelen en zoeken hun heil bij een extern bureau. Maar in tegenstelling tot wat veel ondernemers en HR-professionals denken, is onderbuikgevoel wettelijk gezien onvoldoende om een onderzoek uit te voeren. Er moet sprake zijn van concrete aanwijzingen.”
Dossier opbouwen bij vermoeden van verzuimfraude
Als Nieuwendijk en zijn collega’s genoeg aanwijzingen hebben om een onderzoek te starten, beginnen ze met desk-research. Ze screenen de handel en wandel op social media en andere activiteiten in openbare bronnen en op internet. Vervolgens wordt er gekozen voor “een stukje observatie” door een bedrijfsrechercheur bij de woning van de betreffende medewerker. Gaat iemand de deur uit? Zo ja, hoe laat? Onder begeleiding? Op krukken? Stapt iemand in de auto? Met of zonder gereedschapskist? Op die manier wordt het dossier zorgvuldig opgebouwd, samen met de opdrachtgever. Als er genoeg bewijs is dat het verhaal van de medewerker klopt, stopt Hoffmann direct met het onderzoek. Als er serieuze verdenkingen zijn, dan wordt het onderzoek geïntensiveerd. Totdat de onderste steen boven is.
“Schakel op tijd een Arboarts in”
Nieuwendijk gaat “niet zomaar iemand fulltime observeren”. Hij adviseert werkgevers bij de feiten te blijven en gesprekken, nevenactiviteiten en verzuim schriftelijk vast te leggen. Hij licht toe: “Wij onderzoeken alleen de uitzonderlijke zaken, dus bij echt gegronde vermoedens van verzuimfraude adviseren wij de werkgever vanaf het begin regelmatig contact te onderhouden met de betreffende werknemer. Daarnaast raden we sterk aan op tijd een Arboarts in te schakelen. Tot slot wijzen wij erop dat het verzuimdossier op orde moet zijn. Als deze drie zaken correct geregeld zijn, en wij hebben serieuze signalen van verzuimfraude, pas dan gaan we aan de slag. Wij zijn het laatste redmiddel.”
Werkgevers vergeten verzuimpreventie
Ruim de helft van de werkgevers zet zich niet actief in om ziekteverzuim te voorkomen. Het ontbreken van belangrijke maatregelen zoals vitaliteitsprogramma’s en het ‘regelmatig contact houden’ wordt ingegeven door gebrek aan handhaving en lage boetes. Dit blijkt uit het onderzoek ‘Verzuimpreventie in Nederland’ in opdracht van Acture, een private uitvoerder van sociale zekerheid. Het onderzoek werd uitgevoerd onder ruim 1500 werkgevers en werknemers.
Maudie Derks, CEO van Acture, is geschrokken van de cijfers. Zij vindt het goed dat 53 procent van de werkgevers zich inzet om ziekte en uitval te voorkomen en 43 procent vraagt naar de fysieke en mentale gezondheid. Maar ze is ook bezorgd omdat 34 procent dit niet doet. Derks: “Onze ervaring leert dat daardoor een hoop arbeidspotentieel verloren gaat. Bewezen is dat het actief begeleiden van zieke medewerkers werkt vanaf dag één. De winst die je behaalt met het regelmatig contact zoeken met de zieke is enorm.”
Uit het onderzoek blijkt opmerkelijk genoeg ook dat werknemers gezondheid niet zo belangrijk vinden zodra ze gaan solliciteren. Het is voor hen geen prioriteit dat de werkgever zich actief inzet om ziekte en uitval te voorkomen of gezondheidsprogramma’s aanbiedt. Ze vinden het belangrijker dat de werkgever werkt aan een positieve bedrijfscultuur (67 procent). Ook de inrichting van flexibele werktijden wordt veel genoemd (61 procent). Daar is overigens wel overlap met het beleid van werkgevers. Die investeren relatief vaak in flexibele werktijden en thuiswerken (63 procent) en automatisering (63 procent).
Dit artikel is eerder gepubliceerd in Aannemer 5 – 2023.
Discussie zien we graag op Aannemervak, maar wel met respect voor elkaar. Wij vragen daarom om onder volledige naam te reageren. Lees onze andere regels voor discussie hier. Met het plaatsen van een reactie verklaart u zich akkoord met deze regels.