Het is zover: uw eerste project met kwaliteitsborging gaat van start. U heeft inmiddels voldoende informatie omtrent de juiste werkwijze verzameld en gedeeld. Het projectteam is geïnformeerd en heeft het plan van aanpak al opgesteld. Wat nu?
Zeggen wat je doet en doen wat je zegt
Tijdens het opstellen van het plan van aanpak, heeft het team gedefinieerd welke risico’s zich voordoen en welke werkzaamheden daaruit voortkomen. Een activiteit met een hoog risico krijgt meer tijd en aandacht en de organisatie voert op deze activiteit meer controles uit. Maar gebeurt dat ook daadwerkelijk? Bij het plan van aanpak is het belangrijk dat u de juiste ambitie ten aanzien van uw doelen weergeeft. Controleer tijdens het bouwproces met regelmaat of de belofte uit de ontwerpfase nog steeds wordt nagekomen.
Begin met het einde voor ogen
Deze inmiddels klassieke les van Stephen Covey – auteur van ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ – kunt u gerust met enige regelmaat herhalen in de beginfase van het project. Veel mensen willen graag weten waar zij aan toe zijn. Zorg dus dat er een totaaloverzicht tot het einde van het project is, waaruit blijkt hoe de taakverdeling is opgezet. Dit maakt de beeldvorming bij medewerkers eenvoudiger en helpt tevens de organisatie bij het voorspellen op planning en budget.
Betrek de betrokkenen
Het klinkt misschien vreemd, maar soms zijn wij mensen uitstekend in staat elkaar niet te informeren over zaken die wel relevant blijken te zijn. Nu is het een hele kunst om scherp te definiëren welke persoon waarbij moet worden betrokken en is de valkuil hierbij dat we elkaar overinformeren. Niettemin: probeer de belanghebbenden zo vroeg mogelijk in uw project te betrekken, zodat zij alvast een beeld vormen en mogelijk ook al input geven ter verbetering van uw project.
Organiseer de communicatie
Misschien wel de belangrijkste voorwaarde om ervoor te zorgen dat iedereen blijft doen wat hij heeft gezegd. Toch blijkt uit onderzoek dat het in de praktijk soms moeilijk is om de aandacht voor een nieuw onderwerp vast te houden. De vermindering van deze aandacht betekent bijna automatisch dat de organisatie ook haar grip verliest op het onderwerp. Het wordt hierdoor steeds lastiger om de belofte uit het begin waar te maken.
Zorg dus dat er op gestructureerde wijze wordt gedacht en gecommuniceerd over kwaliteitsborging. Maak er bijvoorbeeld agendapunten van in alle relevante overleggen en zorg dat het team daar steeds de voortgang en kwaliteit bespreekt, bewaakt en indien nodig bijstuurt.
Bert Videler helpt bouwbedrijven met kwaliteitsborging, bijvoorbeeld ter voorbereiding op de Wet kwaliteitsborging. Hij schrijft hier in elke editie van Aannemer over. Lees al zijn bijdragen hier.
Discussie zien we graag op Aannemervak, maar wel met respect voor elkaar. Wij vragen daarom om onder volledige naam te reageren. Lees onze andere regels voor discussie hier. Met het plaatsen van een reactie verklaart u zich akkoord met deze regels.