Het is nogal ingewikkeld om voorafgaand aan een project de juiste stakeholders in beeld te hebben. Deze veranderen namelijk ook in elke fase van een project. Is het tijdens een verkenning van belang om de vergunningsverstrekkers aan boord te hebben, dan is het tijdens de bouw van bijvoorbeeld woningen van groot belang dat de omgeving wordt meegenomen. En wie is nu eigenlijk verantwoordelijk voor de informatie naar de betrokkenen en wie heeft wanneer dan nog inspraak?
Waarom iedereen betrekken?
Het is van groot belang dat mensen zich gehoord voelen. Maar dan moeten ze ook in de gelegenheid zijn om zich te kunnen láten horen. Liever aan de start van activiteiten dan achteraf. Vaak komen de bezwaren als de plannen al klaar liggen. Zienswijzen kunnen worden ingediend en als het allemaal niet naar tevredenheid is van betrokkenen, dan is de kans groot dat uiteindelijk naar de rechter gegaan wordt. En dat kost tijd, energie en vaak ook veel geld.
Wie doet wat en wanneer?
Het mooiste is wanneer de opdrachtgever zich in het vroegste stadium bewust is van de risico’s van het niet tijdig in gesprek gaan met stakeholders. Wanneer plannen worden gepresenteerd zijn het vaak raadsleden die moeten besluiten of de aanbesteding kan starten. De raadsleden zullen dan vragen of er een participatietraject is doorlopen. Vaak is het antwoord ja, maar hoe is dat dan gegaan? In de praktijk wordt dan in een lokale krant gepubliceerd dat er een participatiebijeenkomst voor een bepaald project is. Ook is de informatie vaak terug te vinden op de website van bijvoorbeeld de gemeente. Soms wordt ook gebruikgemaakt van social media. En dan is er toch verbazing wanneer slechts een paar mensen op komen dagen. Dat zijn vaak notoire tegenstanders van veranderingen. Dan wordt er door de projectleider of wethouder uitleg gegeven over het project. Maar zitten dan de juiste mensen aan tafel en is er dan ook inspraak?
Werk aan een communicatiestrategie
Participatie valt of staat met de kwaliteit van de communicatie. En op dat gebied valt nog een hoop te leren en te verbeteren. Ondanks de mogelijkheden van social media, internet, kranten en het ouderwets sturen van brieven, lukt het nog steeds niet om alle stakeholders tijdig te betrekken. Toch zien we het soms ook heel goed gaan. Als er sprake is van een goede communicatie leidt dat tot veel minder weerstand en klachten. Ook kan een snellere doorlooptijd worden gerealiseerd als betrokkenen tijdig en goed geïnformeerd worden. Het is dus belangrijk om vooral bewust te werken aan een communicatiestrategie.
Anneke Witte is directeur bij Bewuste Bouwers, aanjager van een beter imago voor de bouw. Dat begint bij de bouwplaats. Bij het bouwhek houdt de wereld niet op, maar begint hij juist. Lees alle blogs van Anneke Witte.
Discussie zien we graag op Aannemervak, maar wel met respect voor elkaar. Wij vragen daarom om onder volledige naam te reageren. Lees onze andere regels voor discussie hier. Met het plaatsen van een reactie verklaart u zich akkoord met deze regels.