In mijn vorige blog heb ik bedrijven geadviseerd om ter voorbereiding op de Wet kwaliteitsborging alvast een praktisch kwaliteitssysteem toe te gaan passen. Ter ondersteuning bij de vervolgvraag – hoe maak ik een kwaliteitssysteem? – de volgende zes tips.
1. Maak een plan
Menig bedrijf kent het wel: die interne verbeterprojecten die maar blijven doorlopen. Een belangrijk kenmerk van een project is echter dat er ook een eindstation gedefinieerd is. Het opzetten en implementeren kunt u ook benaderen als een project. Het heeft een begin en een eind maar bijvoorbeeld ook een onderzoeksfase, een bouwfase en een implementatiefase. Start nooit zonder een plan waarmee duidelijke kaders worden gesteld en verwachtingen worden afgestemd.
2. Stel heldere doelen
Het doel is het eerste wat geformuleerd moet worden en een belangrijk onderdeel van het plan. Begin met het einde voor ogen en zorg dat iedereen dezelfde kant op kijkt.
3. Betrek de medewerkers en ketenpartners. Sterker: laat het intrinsiek ontstaan
In veel organisaties ontstaan kwaliteitssystemen van buitenaf. Gevolg: de medewerkers kijken er niet naar om. In mijn optiek is dat niet de bedoeling, want kwaliteit wordt uiteindelijk op de werkvloer gemaakt. Het allerbelangrijkste is dus het betrekken van de medewerkers en ketenpartners. Doe in de beginfase een onderzoek naar de wensen en mogelijkheden van de belanghebbenden die het uiteindelijk moeten doen. Delen zij de doelstelling of moet die nog wat aangescherpt worden? Zijn de juiste middelen al voorhanden? Is de juiste kennis aanwezig? Dit zijn belangrijke vragen in de onderzoeksfase van het Plan van Aanpak.
4. Keep it simple
De meest genoemde reden waarom een bestaand kwaliteitssysteem niet werkt binnen een organisatie? ‘Het is zoveel werk en het is te uitgebreid’. We kennen in de westerse maatschappij natuurlijk legio voorbeelden van ontsporende bureaucratie. Respecteer de vakkennis van de professional, houdt overbodige ballast buitenboord en start met een praktisch eenvoudig systeem dat waarde toevoegt.
5. Vind niet opnieuw het wiel uit. Zoek ook bestaande spaken en stel daarmee een wiel samen.
We zien het veel: een compleet nieuw systeem met formulieren, software en nieuwe werkwijzen waardoor de complete organisatie over de kop moet en iedereen ermee moet leren werken. Dit laatste kost – vaak terecht – teveel energie in een dynamische organisatie en dus gebeurt het niet. Kijk binnen de organisatie of er al bestaande elementen zijn (en die zijn er) waarmee invulling gegeven kan worden aan het kwaliteitssysteem. Hiermee voorkomt u onnodige energieverspilling.
6. Begin klein en praktisch
Doelen stellen is belangrijk, maar begin klein en praktisch. Daarna kunnen de zaken die aanslaan binnen de organisatie doorontwikkeld worden, indien gewenst. Een veelgemaakte fout is, zoals al eerder genoemd, een veel te ingewikkeld systeem waardoor mensen zeker niet gemotiveerd raken. Een leuke uitspraak in deze is: het is makkelijk om iets moeilijks te maken, maar het is moeilijk om iets makkelijks te maken.
Bert Videler helpt bouwbedrijven met het organiseren van kwaliteitsborging, bijvoorbeeld ter voorbereiding op de Wet kwaliteitsborging. Hij schrijft hier in elke editie van Aannemer over. Lees al zijn bijdragen.
Discussie zien we graag op Aannemervak, maar wel met respect voor elkaar. Wij vragen daarom om onder volledige naam te reageren. Lees onze andere regels voor discussie hier. Met het plaatsen van een reactie verklaart u zich akkoord met deze regels.