Prijsafspraken vastleggen

In het mei-nummer kwam al naar voren dat je er goed aan doet om je afspraken schriftelijk vast te leggen. Dit geldt ook voor de prijsafspraken die je maakt met opdrachtgevers. Hierdoor voorkom je mogelijk een juridisch geschil.

Er zijn twee manieren om de door jou uitgevoerde werkzaamheden in rekening te brengen: ofwel je factureert je werkzaamheden op basis van een vaste prijsafspraak, ofwel op basis van nacalculatie (ook wel regiebasis). Wat een vaste prijsafspraak is, spreekt voor zich: één prijs voor de gehele klus. Nacalculatie of regiebasis houdt in dat je vooraf (meestal) een inschatting maakt van de kosten, maar dat de daadwerkelijke kosten pas duidelijk worden tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden. Je houdt de precieze kosten van arbeid en materiaal namelijk bij tijdens het klaren van de klus, en deze brengt je daarna in rekening. “Het niet vastleggen van prijsafspraken leidt vaak tot juridische geschillen”, zegt Charlotte van Eeden, jurist civiel recht bij LegalMatters.com.

Vaste prijs of nacalculatie?

Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden boog zich onlangs nog over een discussie tussen opdrachtgever en aannemer over de afgesproken prijs. Partijen sloten geen schriftelijke aannemingsovereenkomst. Er stond dus ook niet op papier wat zij afspraken over de prijs van het werk. De aannemer stelde dat partijen een vaste prijsafspraak van 100.000 euro maakten. De opdrachtgever ging uit van een prijs op regiebasis, met een maximum van 100.000 euro.

“Staan er geen duidelijke prijsafspraken op papier, dan kijkt de rechter altijd naar ‘de omstandigheden van het geval’ en naar wat men ‘over en weer van elkaar mocht verwachten’. In deze zaak bestond geen overeenkomst, maar wel een Excelsheet waarin de kosten van de materialen en uren werk stonden. Ook stond er een totaalbedrag van 103.874,55 euro genoemd en een handgeschreven toevoeging met ‘max. 100.000,=31/3/12 incl. btw.”

Daarnaast deed de aannemer drie mededelingen. Hij gaf aan dat: 1. alle uren en kosten werden bijgehouden en open waren voor discussie, 2. als de prijzen (materiaal en uren) meevielen, dat ook werd doorberekend, 3. als het bewerken van hout meeviel, hij dit in de nacalculatie zou herberekenen. “Het hof oordeelde daarom dat partijen de overeenkomst aangingen op basis van nacalculatie, met een maximaal te betalen bedrag van 100.000 euro.” De aannemer trok dus aan het kortste eind.

Conclusie

We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: leg je (prijs)afspraken schriftelijk vast. Als de aannemer in deze zaak dit had gedaan, had hij waarschijnlijk wel aanspraak kunnen maken op de vaste prijsafspraak van 100.000 euro. Nu is het maar de vraag of hij voor dit bedrag kan factureren. Snijd jezelf niet in de vingers!