Draagvlak voor digitalisering verbindt bouwplaats en kantoor

Om hun bedrijfsvoering te digitaliseren en efficiënter te werken, biedt de implementatie van  Exact Online Bouw uitkomst voor Mulder Vastgoedonderhoud. Dankzij deze software heeft het Almelose bedrijf meer grip op hun projecten en verloopt de communicatie tussen kantoor en werkvloer soepeler dan ooit.

Wat begon als een schildersbedrijf, is nu uitgegroeid tot een veelzijdige organisatie die naast schilderwerk ook klein bouwkundig onderhoud uitvoert. Denk hierbij aan  het vervangen van kozijnen, deuren en ramen. Mulder Vastgoedonderhoud is een vastgoedonderhoudsbedrijf met bijna 90 jaar ervaring. De laatste jaren richt het bedrijf zich meer en meer op de totale verduurzaming van Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) en utiliteit. Dit gaat van maatwerkadvies tot uitvoering.

Een van de kernuitdagingen van Mulder Vastgoedonderhoud is het tekort aan gekwalificeerd personeel. Michiel Leijzer, business controller Mulder Vastgoedonderhoud, vertelt: “Door de vergrijzing in de sector is het moeilijk om jong talent aan te trekken en op te leiden. Zeker voor ambachtelijk werk. Dit tekort leidde tot een strategische focus op digitalisering en automatisering. We moeten meer met minder doen. Automatisering en digitalisering vormen daarom een essentieel onderdeel van onze strategie.”

Overstap

Voorheen gebruikte Mulder Vastgoedonderhoud branchespecifieke software. Hoewel deze software voldeed aan de basisbehoeften, bleek het op termijn niet meer de juiste partner voor hun toekomstvisie. Het bedrijf besloot de overstap te maken naar Exact Online Bouw omdat deze software een totaaloplossing biedt, van projectadministratie tot facturatie en planning.

​Leijzer verklaart: “Een belangrijke overweging was om naar een systeem te gaan dat beter inspeelt op de integratie van verschillende processen. Het belangrijkste voor ons is een gebruiksvriendelijke app, waarmee de jongens op de werkvloer eenvoudig hun uren kunnen bijhouden en materialen kunnen invoeren. Daarbij moest het systeem naadloos aansluiten op onze financiële administratie.” Bijkomend voordeel is dat Exact Online Bouw een koppeling mogelijk maakt met bestaande systemen zoals Power BI en RGS+, een applicatie voor het doen van inspecties en het maken van meerjaren(onderhoud)-planningen.

Implementatie en voordelen van de software

De implementatie van Exact verliep grotendeels soepel, al kostte het migreren van data meer tijd dan verwacht. Het personeel, in de leeftijdscategorie van zeventien tot zestig jaar, moest getraind worden in het gebruik van de nieuwe software. Leijzer blikt terug: “Door de eenvoud van de app en de zorgvuldige voorbereiding werden medewerkers snel bekwaam in het gebruik van de nieuwe tools. Het mooie is dat nieuwe medewerkers nu door hun collega’s op de bouwplaats worden geholpen om met de app te werken.”

Met veertig werknemers die de Exact-app dagelijks gebruiken, zijn de grootste voordelen de verbeterde urenregistratie en het overzicht van de werkzaamheden. Leijzer hierover: “We krijgen nu continu een gestage stroom aan data binnen, waardoor we veel beter inzicht hebben in de voortgang van projecten. Ook de koppeling met Power BI biedt veel meer mogelijkheden voor managementrapportages. Daarnaast zijn veiligheids- en kwaliteitsinspecties geïntegreerd in Exact Online Bouw, waardoor alle belangrijke data nu op één centrale plek staan.”

Op de werkvloer

Mulder Vastgoedonderhoud maakt optimaal gebruik van de functionaliteiten van Exact Online Bouw. De urenregistratie is bijvoorbeeld veel efficiënter geworden. “Voorheen moesten onze medewerkers alles invullen op werkbonnen, wat veel tijd kostte. Nu kunnen ze in de app direct zien hoeveel uren ze al hebben gemaakt op een project. Ook het bijhouden van de standopnames vind ik een groot voordeel. Met de app van Exact Online Bouw houdt het team nu real-time de voortgang bij, wat zorgt voor snellere beslissingen en minder fouten,” legt Leijzer uit​. “Ook de planning van medewerkers en projecten is sterk verbeterd. Het zorgt ervoor dat we nooit meer iets vergeten en dat iedereen precies weet wat er moet gebeuren.”

Meer betrokkenheid

Na een jaar van werken met Exact Online Bouw merkt Leijzer duidelijk de voordelen van de software. “De grootste winst zit in de efficiëntie. Vooral op het gebied van facturering hebben we grote stappen gezet. Ook het overzicht van openstaande projecten is verbeterd. Het personeel is nauwer betrokken bij de voortgang van de projecten, omdat ze nu direct kunnen zien hoe ver ze zijn en wat er nog moet gebeuren,” somt Leijzer​ op.

Voor de toekomst wil Leijzer de mogelijkheden van Exact Online Bouw verder uitbreiden. Leijzer ziet nog ruimte voor verbetering in de integratie van het onderhanden werk en de koppeling met RGS+ is iets waar Mulder Vastgoedonderhoud verder aan wil werken. “We blijven continu zoeken naar manieren om onze processen te optimaliseren en ons personeel daar zo goed mogelijk in mee te nemen,” verklaart Leijzer​.

Advies

Voor bedrijven die ook willen digitaliseren, heeft Leijzer een duidelijke boodschap: “Zorg dat je je processen goed op orde hebt voordat je begint. Als je precies weet welke stappen je wilt automatiseren en wie daar verantwoordelijk voor is, dan heb je de helft van het werk al gedaan. Ook is het belangrijk om je medewerkers vanaf het begin bij de implementatie te betrekken, zodat zij actief kunnen meedenken over de processen en er later geen verrassingen ontstaan. Wanneer je intern draagvlak creëert, is de software van Exact Online Bouw voor ieder bedrijf een waardevolle toevoeging.”