Bouwtool maakt opnames sneller en simpeler

Hoe kunnen we renovatiewerk goed organiseren, zonder mappen vol papierwerk? Met die vraag in het achterhoofd ontwikkelde bouwbedrijf KnaapenGroep de Bouwtool voor eigen gebruik. Totdat ook steeds meer opdrachtgevers de tool wilden gebruiken bij andere renovatieprojecten.

Rolf Looman, uitvoerder bij Knaapen, werkt dagelijks met de Bouwtool en was ook betrokken bij de ontwikkeling: “Een opname deed ik altijd op papier. Bij een bepaald project waren dat zo dertig pagina’s. Deze gaan naar kantoor en omdat iedereen druk is, werden de papieren vaak ingevoerd door een stagiair, met fouten als gevolg. Toen dacht ik: dat moet gemakkelijker kunnen. Bedrijfsleider Frank Bakx en ik zijn vervolgens begonnen met een Excel-bestandje en hebben het idee steeds verder uitgewerkt.

Tijdsbesparing

Volgens Looman kost een opname hem nu ongeveer één uur in plaats van twee. Behalve die tijdsbesparing gaat het vastleggen van informatie per woning ook gemakkelijk. “Als we uitzonderlijke zaken tegenkomen, kan ik dat meteen op adres vastleggen en eventueel toewijzen aan de onderaannemer of de opdrachtgever. Alles ligt bovendien vast, dus je hebt geen discussies achteraf.” Ook de administratie van zzp’ers op de bouwplaats doet Looman via de tool. “Ik maak foto’s van id’s en leg zo vast welke mensen er op een werk zijn geweest.”

Veel interesse

Na de ontwikkeling en toepassing van deze tool ontstond er ook steeds meer interesse bij opdrachtgevers voor de tool. Knaapen zocht vervolgens contact met kennisnetwerk Renda. Die zagen wel iets in het idee. Aebele Kluwer van Renda: “Diverse woningcoöperaties wilden deze tool ook graag bij andere opdrachten gebruiken. Daarom heeft Knaapen de samenwerking gezocht met ons, zodat de tool op de markt gebracht en doorontwikkeld kon worden.” Begin 2014 nam Kluwer de Bouwtool alvast mee naar de renovatiebeurs. “We wilden hem toen nog niet officieel lanceren omdat hij nog niet helemaal af was, maar de reacties waren zeer positief.” Een aantal bedrijven ging na de beurs aan de slag met de tool.

Betere communicatie

Een opdrachtgever die graag de Bouwtool wilde testen, is woningcorporatie Woonpartners in Helmond. Zij zagen de Bouwtool op de beurs en besloten er een pilot mee te draaien. “De ervaringen zijn bijzonder goed”, zegt projectencoördinator Theo Boezer. “We waren al een poos bezig met een manier om projecten te digitaliseren. Vooral de communicatie wilden we beter reguleren. Voorheen werd er gewerkt met briefjes en stapels papieren, de Bouwtool centraliseert dat. De Bouwtool is vooral een krachtig instrument als het gaat om communicatie tussen partijen. Als er een klacht is, wordt deze meteen vastgelegd en toegewezen. Op deze manier heb je alles goed in beeld. De tool maakt trouwens ook mooie rapporten. En handig: als een partij iets wijzigt in de gemaakte afspraken, vervallen alle handtekeningen. De bewoners reageren ook goed, bijvoorbeeld op de snelle ontvangstbevestiging per mail. Voor oudere bewoners hebben we nog wel een papieren versie gemaakt.”

Kostenplaatje

De pilot wordt nog geëvalueerd, maar volgens Boezer ziet Woonpartners zeker de meerwaarde. Die zit niet alleen in een gestroomlijnde communicatie maar ook in een snellere afrekening: “Die afrekening staat meteen klaar zodra bepaalde onderdelen zijn opgeleverd en afgevinkt.” Of de woningcorporatie doorgaat met de Bouwtool, moet nog blijken. “Er hangt natuurlijk wel een kostenplaatje aan. Hoe groter het project, hoe gunstiger de inzet van de Bouwtool”, zegt Boezer.

Mutatietool

Na een aantal testen bleek de tool minder handig voor planmatig onderhoud. “De huidige Bouwtool is ingericht voor renovatie, dus voor afgebakende projecten”, legt Aebele Kluwer uit. “Je vult bijvoorbeeld alle adressen en de duur van het project in en vervolgens ga je aan de slag. Voor lopend onderhoud is het minder handig, dus zijn we hiervoor een nieuwe tool aan het ontwikkelen: de Mutatietool. Een demo hiervan zullen we tijdens de Week van de Bouw laten zien.” Theo Boezer van Woonpartners ziet wel iets in die Mutatietool. “We werken momenteel al met een online tool voor ons dagelijks onderhoud, maar zoeken nog iets beters. De Bouwtool is niet geschikt voor klachtenonderhoud, maar de Mutatietool lijkt ons daar heel interessant voor.”

Bouwtool in drie modules

De Bouwtool bestaat uit drie modules: Opname op locatie, Bouwplaats- en woningspecifieke registratie en Detailregistratie en financiële afrekening. De modules kunnen los van elkaar of samen worden aangeschaft.

• Opname op locatie. Dit deel is bedoeld om met de tablet direct opnames te registreren, inclusief foto’s. De bewoner kan zijn keuzes doorgeven en geeft ook meteen akkoord door ter plekke te ondertekenen. Een bevestiging hiervan volgt direct in een mail naar de bewoner.
• De module Bouwplaats- en woningspecifieke registratie zorgt voor een volledige documentatie per woning met foto’s, meer- en minderwerk, opleverpunten, garantiekwesties en notities. Alle ketenpartners beschikken elk gewenst moment over de juiste informatie. Partners kunnen in de tool ook met elkaar chatten. Ook de bouwplaatsregistratie kan via deze module: personeelsgegevens, weekoverzichten, urenbriefjes en declaraties kunnen allemaal geregistreerd worden, eventueel met een koppeling naar het eigen systeem.
• Detailregistratie en financiële afrekening. Deze module geeft een volledig overzicht van alle projectgegevens en taken, gespecificeerd voor elke woning en gekoppeld aan elke discipline. Zo is er permanent inzicht in de kosten en eventuele afwijkingen en is het mogelijk de budgetten scherp te bewaken.